一次成功的大型會展活動要辦得好，辦得出色，有很多的因素：主辦方精心策劃，承辦者的到位安排，場地的選擇，宣傳推廣等。新聞媒體對于會展的報道不能僅現于報道新聞，而是能夠通過策劃出新聞，出亮點，使新聞媒介真正扮演好信息傳播者的角色。杭州世界休閑博覽會在籌劃過程中就看中了這點，聯合了杭州日報、都市快報、每日商報等媒體，對博覽會進行全方位策劃與報道。
新聞媒體對于一個國際性大型會展的策劃報道，包括會展前的各方準備工作，會展中的動態新聞，會展后的總結階段等。如何讓新聞媒體的這些策劃報道從理論上成為一種共性的東西，正是本文需要重點探討的問題。
會展的前期策劃安排往往需要很長的一段時間，這主要看會展的大小程度。以2006年杭州世界休閑博覽會為例，會前新聞報道主要集中在以下幾點：
1.報道會展動態信息，營造整個氣氛。要報道一場國際性大型會展，營造氛圍至關重要。在會展還沒有開始時，新聞媒體及時地跟進會展籌備情況，對它的動態信息隨時報道可以讓人們短時間內了解此次會展的大致進展情況。通過報道一些會展主辦方、承辦方等的準備工作，來烘托氛圍，將人們的眼球逐漸吸引到這個會展中來。
2.提供有關會展的全方位服務信息，越全面越好。通過對會展動態信息的不間斷的報道，人們的視線漸漸開始關注起此次會展。于是，新聞媒體及時地為人們提供關于參加會展的服務信息，如當天參加會展的交通出行線路信息、會展門票銷售情況、會展的歷史背景、參加會展該注意的地方等等，這些都是人們在關注一個大型會展之后非常希望得到的信息。
3.預告會展的亮點所在，力在求新。任何一個有亮點的新聞都是會吸引人的，會展報道也不例外。在做足會展服務信息報道的同時，報道會展的亮點才更能夠抓住那些潛在與會者。很多人原本沒有關注這個會展，很多時候是因為一則亮點十足的新聞報道才吸引了他們對這個會展的關注。
4.開設會展專版、專欄，將會展“預展”。杭州電視臺生活頻道播出的《休閑2006》便是一檔專門為休博會特別開播的電視節目。這是一檔為愛休閑、會休閑的觀眾量身定做的特色大餐。在30分鐘時間里，主持人以俊男美女的方式組合亮相，以脫口秀的形式調侃出最快、最新的熱門休閑資訊，讓觀眾在輕松愉快的環境中第一時間掌握休閑動態。通過這樣的節目，讓人們漸漸了解和接受休閑杭州這個概念，在休博會到來的時候能夠真正融入其中。
對于大型會展的新聞報道還需要整體性。在會展舉行過程當中，媒體可以開設專門的版塊，每天不定頻率地報道會展的信息，將會展的信息進行整合，轟炸式地展現在讀者面前。此階段的新聞報道應該是整個會展報道的最高潮階段，從時間上、空間上全方位地進行采訪報道，將會展整個氛圍推向高潮。
