贏得參展商的參與是展會成功的開始展覽會的組織者要贏得參展商，首先要使參展商了解展會的概念及目的。這就意味著展覽會要通過宣傳、廣告及銷售渠道，將展會的信息傳遞給企業，以推廣自己的展會。
組織專業展會的目的是為了滿足參展企業的貿易需求。企業決定參展，是認為參加展會能為企業帶來價值，能滿足他們宣傳企業產品，樹立企業形象、促進貿易等需求。參展商的參展是展覽會取得成功的關鍵，有了參展企業的參展，主辦單位的價值才得以體現。主辦單位舉辦展覽會的主要收益來自于參展企業的展位費。因此，主辦單位與參展商之間的價值傳遞是非常重要的。如何來保證這一“傳遞”，就要依賴于展會是否遵循著一個出色的、可行的價值交付系統———這個系統就是，展會應不僅能夠向參展商提供一種他們認為能帶來價值的產品及服務，而且能夠降低參展商的貿易成本。具體表現為：參展商能在展覽會上結識新客戶，擴大貿易合作關系，增加貿易量；或者通過參展樹立了企業形象，宣傳了企業產品，擴大了品牌知名度等。當企業認為參加展覽會，可以實現以上價值時，他們就會報名參展，成為參展商。
參展商報名參展，主辦單位與參展商的合作就開始了。作為主辦單位，應向參展商提供一系列專業、周到的服務。
首先，應了解參展商的參展需求、企業產品的定位、尋求合作的貿易方式、尋求貿易對象的類別等。只有全面的了解了參展商的需求，才能對他們做好有目標的服務。廣大參展商尋求的目標客戶對象的集合，形成了大會專業觀眾組成的基礎。將參展商與專業觀眾有針對性的結合在一起，使他們在展會這個平臺上達成貿易交流、合作協議、以及后續長期的合作，就達到了展會的真正目的。
在展商報名的同時，用填寫表格的形式，了解他們的參展需求及其相關信息，是我們做好展會籌備期相關工作的依據；了解參展企業的產品定位及結構，將他們安排在不同的展區，可體現展會的專業性，同時還可以方便專業觀眾查找；了解參展企業的品牌實力、合作需求，可以有目標的為他們尋求目標對象。同時，參展商的這些信息也可以作為展會招商的依據。
根據展會的定位、參展商的分類情況有針對性的組織專業觀眾。展會有了參展商，根據他們的需求組織觀眾，這是一個專業展會成功舉辦的重要工作。可以通過多種方式做好專業觀眾的組織工作，如：通過各類展會的宣傳、廣告、網站等。我們用邀請函邀請，通過商業機構有組織的邀請，通過參展商邀請他們的客戶等方式。
總之，專業展會的成功，離不開參展商、專業觀眾的參與；品牌展會的提升、發展，更離不開參展商、專業觀眾的長期支持。
